Media bij publieke optredens leden Koninklijk Huis
Leden van het Koninklijk Huis leggen zo'n 250 openbare bezoeken per jaar af. Media zijn bij deze publieke optredens in principe welkom. De Rijksvoorlichtingsdienst (RVD) zorgt er samen met de ontvangende organisatie voor dat media zo goed mogelijk verslag kunnen doen van het bezoek.
Accreditatie
In beginsel kondigt de RVD voorafgaand een bezoek van een lid van het Koninklijk Huis aan via een persbericht. In de mededeling aan redacties staat vermeld waar en hoe media zich kunnen aanmelden voor accreditatie om verslag te kunnen doen van het bezoek. Meestal is dit per e-mail bij de ontvangende organisatie. In bijzondere gevallen en bij ontvangsten op de paleizen, verzorgt de RVD de accreditatie. Media aan wie een accreditatie wordt toegekend ontvangen vooraf een persprogramma.
Beperkte toegangsregeling en pool
Het komt vaak voor dat zich meer media accrediteren dan dat er beschikbare ruimte is of dat het karakter van de bijeenkomst toelaat. Dan wordt een beperkte toegangsregeling of een pool ingesteld. Dit gebeurt in overleg tussen de RVD en de ontvangende organisatie. Criteria die daarbij een rol spelen zijn:
- beschikbare ruimte
- karakter van het evenement
- veiligheid
- andere beperkingen, zoals corona-gerelateerde maatregelen
De samenstelling van de mediagroep bij een beperkte toegangsregeling of pool is afhankelijk van de situatie en wordt ingevuld door de RVD in overleg met de organisatie. In voorkomende gevallen vraagt de RVD freelancers om een brief van de opdrachtgever.
Bij een beperkte toelatingsregeling wordt een selectie gemaakt uit de geaccrediteerde media. Nieuwsmedia krijgen voorrang bij de selectie. Bij een publiek optreden met een sterk regionaal of lokaal karakter wordt extra rekening gehouden met regionale en lokale media. Bij voldoende ruimte worden ook freelance (foto)journalisten toegelaten.
Bij een bezoek waar slechts één fotograaf en/of tv-camera kan worden toegelaten, is sprake van een pool. Bij een poolconstructie geldt dat beeldmateriaal en tekst gratis of tegen een vergoeding voor productiekosten aan derden wordt verstrekt. Voor deze derden geldt de afspraak van bronvermelding en het poolmateriaal niet verder door te leveren, op te slaan in beeldbanken of door te verkopen.
Opnamen van ontvangende organisatie
De ontvangende organisatie mag opnamen (laten) maken buiten de officiële persmomenten om. Voorwaarde is dat deze opnamen uitsluitend bestemd zijn voor intern gebruik zoals intranet of interne nieuwsbrieven. Commercieel gebruik van deze beelden door de organisatie is niet toegestaan.